Case Studies
Keine Theorie. Software, die läuft.
Vier Projekte aus Handwerk, Einzelhandel und Eigenbedarf. Jedes startet mit einem konkreten Problem — und endet mit einem Tool im Tagesbetrieb.
Schichtplanung auf Knopfdruck
Problem
Dienstpläne entstanden monatlich in Excel — Wunschfrei-Wünsche der Mitarbeiter manuell eingebaut, Sonntage für Events extra, Feiertage nach Bundesland händisch eingetragen. Ein halber Tag Arbeit für den Inhaber. Jeden Monat.
Lösung
Eigenes Web-Tool mit Mitarbeiterverwaltung, halb- und ganztägigem Wunschfrei-System, KI-gestützter Dienstplangenerierung die alle Wünsche respektiert, Sonntagsaktivierung für Events und automatischen Feiertagen pro Bundesland.
Ergebnis
Live im täglichen Einsatz. Erster zahlender Kunde — Tool entwickelt sich nach Kundenfeedback weiter (z.B. halbtägiges Wunschfrei als Erweiterung). Aus halbem Tag Excel-Marathon werden ein paar Klicks.
Zahlen auf einen Blick statt vier Tabs
Problem
Finanzdaten verteilt über DATEV, Lexoffice und mehrere Excel-Listen. Der monatliche Filialvergleich brauchte Stunden händische Zusammenführung — Verzerrungen wurden oft erst spät erkannt.
Lösung
Custom-Dashboard mit Umsatz pro Filiale und gesamt (Brutto/Netto, monatlich, YTD, Vorjahresvergleich), Kundenzahlen pro Filiale, CSV-Import statt Tool-Bindung. Eigenes Branding direkt drin.
Ergebnis
Monatsüberblick in Sekunden statt Stunden. Filiale gegen Filiale jederzeit vergleichbar, ohne Excel-Marathon. Aktiv im Einsatz, Folgeauftrag im Gespräch.
Sam — der Postfach-Agent
Problem
Zwei Postfächer (Business + Privat), 80+ Mails pro Tag, kein Überblick was wirklich wichtig ist. Viel Zeit für Newsletter-Wegklicken und Rechnungen-Weiterleiten an LexOffice verbrannt.
Lösung
KI-Agent klassifiziert eingehende Mails (Aktion / Info / Newsletter / Spam) und schickt jeden Morgen um 8:00 einen Morgenbrief per Telegram. Befehle per Sprachnachricht: anzeigen, antworten, archivieren, an LexOffice forwarden. Antwort-Drafts im eigenen Schreibstil.
Ergebnis
94 Mails am ersten Cron-Lauf automatisch sortiert. Mail-Bearbeitung von 60 auf 10 Minuten pro Tag. Läuft 24/7 auf eigenem Server — und dient als Blueprint für Postfach-Agenten bei Kunden.
Aus dem Postfach in den Kalender
Problem
Aufträge kommen per Mail mit handschriftlich ausgefüllten PDFs ins Info-Postfach. Der Inhaber liest jeden manuell, extrahiert Bauvorhaben, Adresse, Material, Menge und trägt Termine in den Outlook-Kalender. Ein Engpass beim Chef — ständig.
Lösung
Tool analysiert eingehende Mails, liest Auftragsdaten aus PDFs per OCR aus (auch handschriftlich), generiert den Standard-Betreff und trägt automatisch in den Outlook-Kalender ein. Kontrolle vor Übernahme über eigene Dashboard-Ansicht.
Ergebnis
Auftrag bestätigt, Anzahlung erfolgt — Lieferung der Erstversion in 48 Stunden ab Anzahlungseingang. Aktuell in der Umsetzung.
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